2.1
Secrétariat
La tour de contrôle de l’AAA
Rouage essentiel de l’institution, le service Secrétariat orchestre les coulisses de l’AAA, du Conseil d’administration aux dossiers juridiques. Rencontre avec sa responsable, Joëlle Reff, qui nous ouvre les portes du service.
Mme Joëlle Reff
Responsable du service
Joëlle, le Secrétariat est souvent le premier point de contact de l’AAA, mais c’est aussi un service qui a une vision à 360° sur toute l’institution.
Oui, c’est exactement ça. Derrière ce mot très classique se cache en réalité le cœur battant de l’AAA. Nous sommes une équipe pivot : nous gérons le support de la Direction, des services internes, mais surtout toute la mécanique de précision du Conseil d’administration.
Au cœur de l'instance décisionnelle
Le Conseil d’administration, c’est le sommet de l’institution. Concrètement, comment se déroulent son organisation et son pilotage depuis vos bureaux ?
En tant que secrétaire du Conseil d’administration, mon rôle est de veiller à la rigueur de chaque procédure : je tiens à jour le fichier des membres et gère les inscriptions officielles au RCS ainsi qu’au RBE. En amont des séances, j’en organise la préparation, de l’élaboration du calendrier à l’envoi des convocations, sans oublier la mise à disposition de la documentation nécessaire.
Le jour J, mon action se déplace au cœur décisionnel : je contrôle la composition exacte du Conseil, vérifie le quorum si nécessaire et établis la liste de présence. Enfin, je consigne les débats à travers la prise de notes avant de rédiger le procès-verbal officiel.
On sent que la moindre erreur administrative peut avoir de grosses conséquences…
C’est tout le défi. Une décision du Conseil d’administration ou une assistance à la Direction doit être documentée avec une fiabilité absolue. Le droit à l’erreur n’existe pas vraiment quand il s’agit de respecter les délais légaux ou de certifier des informations stratégiques.
Rigueur juridique et gestion du terrain
Mais votre quotidien ne s’arrête pas aux réunions de la Direction. Vous avez aussi un pied dans le domaine juridique et la prévention ?
Oui, les agents du service travaillent main dans la main avec le service Juridique. On prépare et on expédie les dossiers de recours, les appels, les décisions. En parallèle, nous sommes aussi en première ligne pour le public : c’est nous qui gérons l’accueil téléphonique et l’envoi des brochures de prévention pour les assurés.
Vous intervenez également sur des dossiers plus complexes, comme les refus de prise en charge d’accidents ?
Oui, c’est une facette plus technique de mon rôle. En plus du secrétariat du Conseil, j’interviens directement dans le traitement des oppositions en matière de refus de prise en charge d’accidents du travail, de trajet ou de maladies professionnelles. C’est là que l’on voit toute la responsabilité de notre mission : derrière les lignes de procédure, il y a de vraies situations humaines à traiter avec la plus grande rigueur.
Si vous deviez résumer l’esprit du Secrétariat en 2025 ?
Une vigilance de tous les instants, une réactivité à toute épreuve, et la fierté d’être le trait d’union entre toutes les forces vives de l’AAA !
Le plus grand défi du service au quotidien ?
Jongler avec les urgences sans jamais perdre notre rigueur. Entre un appel d’assuré, un dossier juridique urgent à envoyer en recommandé et la préparation de la prochaine séance du Conseil d’administration, il faut savoir changer de casquette rapidement !