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Courrier et Encodage
650 plis par jour !
Réception, numérisation, encodage : le service Courrier et Encodage est la porte d’entrée de l’institution. En 2025, ce sont des centaines de documents qui sont passés chaque jour entre leurs mains.
Le grand tri du matin
Chaque matin, les agents du service récupèrent l’intégralité du courrier adressé à l’AAA, qu’il s’agisse des plis postaux ou des flux électroniques. Lettres d’assurés, formulaires officiels, correspondances internes… Tout est ouvert, examiné et trié. En 2025, le rythme a été soutenu : le service a traité une moyenne de 400 courriers entrants par jour.
Le baptême numérique
Une fois trié, le papier entame sa transformation digitale. Chaque document est scanné, indexé et injecté directement dans les bases de données internes de l’AAA. C’est une étape cruciale pour la traçabilité. Une fois numérisé, le courrier physique rejoint les archives du service pour une année calendaire complète – un espace sécurisé et strictement réservé aux agents du service – avant d’être détruit selon les normes en vigueur.
L'art de l'encodage
C’est le cœur de l’expertise du service. Lorsqu’une déclaration d’accident (qu’il soit du travail, de trajet, scolaire) ou une déclaration de maladie professionnelle est réceptionnée, le service crée officiellement le dossier. Les agents encodent minutieusement chaque donnée. Un formulaire incomplet ? Le service sollicite les renseignements requis. Rien ne doit manquer. Cet encodage rigoureux permet aussi d’alimenter les statistiques de l’AAA, consultées de près par les partenaires internes et externes.
La transmission au service « Prestations »
Une fois le dossier complet et encodé, le service « Courrier et Encodage » passe le relais. Le gestionnaire dédié au sein du service « Prestations » est instantanément alerté par le système. La fluidité des opérations internes et le respect des délais dépendent directement de cette première impulsion.
Le flux sortant
Le service se charge également de l’envoi des courriers émis par l’AAA. En 2025, près de 250 courriers sortants ont été expédiés en moyenne chaque jour.
L'encadré possible
LE CHIFFRE DU JOUR 650. C’est le nombre moyen de courriers (400 entrants, 250 sortants) qui transitent chaque jour par le service. Un rôle indispensable qui garantit à la fois la qualité, la traçabilité et la disponibilité immédiate des informations pour tous les autres services de l’AAA.
